Organizzare un evento aziendale, perchè e come farlo

Cena di gala per organizzare un evento aziendaleOrganizzare un evento aziendale è una forma di comunicazione molto importante, in quanto si differenzia sostanzialmente dalla comune pubblicità e pone l’impresa sotto una nuova luce agli occhi di potenziali clienti, fornitori o degli stessi collaboratori.

Molti sono i benefici derivanti dall’organizzare un evento aziendale, come il coinvolgimento più stretto del pubblico al quale esso si rivolge, un rilancio o rafforzamento dell’immagine dell’impresa, la fidelizzazione dei partecipanti e molto altro ancora.

Perchè organizzare un evento aziendale

Volendo delineare qualche ragione per cui una qualsiasi realtà economica dovrebbe impegnarsi nell’organizzare un evento aziendale, si possono elencare le seguenti motivazioni:

  • lanciare sul mercato un nuovo prodotto/servizio;
  • potenziare la percezione del brand aziendale (branding);
  • creare un gruppo di lavoro coeso (team building);
  • celebrare un avvenimento importante per l’impresa;
  • incentivare il personale per il raggiungimento di risultati (incentive);
  • raccogliere fondi;
  • realizzare un profitto.

Gli scopi per organizzare un evento aziendale, elencati in precedenza possono essere ricompresi in tre categorie fondamentali.

  1. Come strumento di marketing impiegato per far conoscere un nuovo prodotto o servizio, per valorizzare il marchio, per migliorare l’immagine, per catturare l’attenzione della stampa, per differenziare la comunicazione aziendale, per acquisire nuovi clienti, ecc. In questi casi l’evento dovrà essere progettato e organizzato per far “passare” il messaggio voluto, così potrà essere una festa per un nuovo prodotto, una rappresentazione teatrale per un servizio, una sfilata di moda per il brand aziendale e così via.
  2. Come strumento di formazione, nell’ambito del team building coinvolgendo il gruppo di collaboratori interessati in un’attività da svolgere assieme, come può essere una partita, una gara o una prova a squadre. La partecipazione del personale a queste giornate esterne al contesto lavorativo, tende a coinvolgere e aggregare personalità anche molto diverse tra loro, generando un rapporto di collaborazione che poi si riflette positivamente all’interno dell’azienda. Un altro ambito nel quale gli eventi sono strategici è l’incentive, ovvero nell’incentivare il raggiugimento di obiettivi attraverso una premiazione finale che può consistere nell’aggiudicarsi ad esempio un viaggio o un week end.
  3. Come strumento di profitto qualora venga organizzato un incontro formativo o di approfondimento su una determinata tematica e la partecipazione sia a pagamento.

Come organizzare un evento aziendale

Realizzare un evento che soddisfi le aspettative e dia il ritorno sperato non è un’attività che si può improvvisare, rischiando di investire inutilmente risorse economiche e tempo. Dovrà essere preventivamente pianificato ogni aspetto dell’organizzazione e soprattutto sarà necessaria una grande capacità di problem solving durante lo svolgimento per far fronte tempestivamente a qualsiasi problematica che si possa presentare.

Alcuni dei principali aspetti per organizzare un evento aziendale di successo sono:

  1. definizione degli obiettivi che si vogliono raggiungere (lancio prodotto, formazione, raccolta fondi, ecc.);
  2. scelta della tipologia di evento rispetto agli obiettivi (conferenza, cena, meeting, ecc.);
  3. definizione del programma (tempistica, contenuti, ospiti, ecc.);
  4. scelta della location più adatta (centro congressi, hotel, villa, ecc.);
  5. individuazione dei servizi e dei fornitori (audio, catering, hostess, ecc.);
  6. preparazione della campagna di comunicazione (promozione, pubblicità, inviti, ecc.);
  7. preparazione del materiale (presentazioni aziendali, brochure, discorsi, ecc.);
  8. organizzazione globale (coordinamento personale, accoglienza invitati, gestione fornitori, ecc.).

Quelli elencati sono solo alcuni punti generali da seguire per organizzare un evento aziendale, passi che andranno poi adeguati e personalizzati caso per caso.

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